[vc_row type=“full_width_background“ full_screen_row_position=“middle“ equal_height=“yes“ scene_position=“center“ text_color=“dark“ text_align=“left“ overlay_strength=“0.3″][vc_column column_padding=“padding-9-percent“ column_padding_position=“left-right“ background_color_opacity=“1″ background_hover_color_opacity=“1″ width=“1/1″ tablet_text_alignment=“default“ phone_text_alignment=“default“][vc_row_inner text_align=“left“][vc_column_inner enable_animation=“true“ animation=“fade-in“ column_padding=“no-extra-padding“ column_padding_position=“all“ background_color_opacity=“1″ width=“1/1″ delay=“200″][vc_column_text el_class=“h1″]So einfach geht’s:
in 7 Schritten zum digitalen Büro[/vc_column_text]
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Die Digitalisierung hält Einzug in die Büros der Immobilienunternehmen. Unter dem Begriff Property Technology, kurz PropTech, werden Unternehmen zusammengefasst, die moderne Kommunikations- und Informationstechnologien dazu nutzen, Abläufe, wie beispielsweise den Vermietungsprozess oder die Verwaltung von Immobilien, zu optimieren und effizienter zu gestalten. Immomio stellt in einer Newsletter-Story die neusten Trends im Bereich Digitalisierung und PropTechs vor. Nachdem im letzten Newsletter die Software Leverton vorgestellt wurde, mit der digitale Dokumente verwaltet werden können, geht es in dieser Ausgabe um Mieterportale.

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[/vc_column_inner][/vc_row_inner][vc_row_inner top_padding=“40″ text_align=“left“][vc_column_inner column_padding=“no-extra-padding“ column_padding_position=“all“ background_color_opacity=“1″ width=“1/1″][vc_column_text el_class=“h1″]Teil 6: So bleibt der Kunde König[/vc_column_text]
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Wohngebäude zu verwalten wird immer komplexer: Gesetze, Richtlinien und Normen entwickeln sich stetig weiter. Gleichzeitig erwarten Mieter und Eigentümer von ihren Wohnungsunternehmen ein gesteigertes Serviceangebot. Wer sich in diesem Punkt die Vorteile der Digitalisierung zu Nutze macht, spart Zeit, verbessert seine Servicequalität und erhöht die Zufriedenheit der Bewohner und Kunden. Gleichzeitig können interne Abläufe optimiert werden.

Fest steht: Die wachsenden Ansprüche in puncto Servicequalität sind längst nicht mehr nur den Bewohnern von Luxusimmobilien vorbehalten. Auch die Mittelschicht verlangt nach erschwinglichen, digitalen Lösungen, die das Leben erleichtern – eine Entwicklung, die zwar von der Wohnungswirtschaft wahrgenommen, oft aber in der Praxis noch nicht zeitgemäß umgesetzt wird. Und das trotz der Tatsache, dass für 78 Prozent der Unternehmen laut der FOG-Studie „Digitale Transformation in der Wohnungswirtschaft“ das Thema Wohnservice eine zentrale Rolle spielt.

Zu groß ist die Angst vor dem unbekannten und dem zusätzlichen Aufwand. Dabei ist diese völlig unbegründet, denn die heutigen Softwarelösungen und Kundenportale sind unkompliziert, transparent und – selbst für Anfänger auf diesem Gebiet – einfach in der Praxis umzusetzen. Nun gilt es nur noch zu klären, welche Lösung für den individuellen Gebrauch am besten geeignet ist.

[/vc_column_text][/vc_column_inner][/vc_row_inner][vc_row_inner top_padding=“35″ text_align=“left“][vc_column_inner column_padding=“no-extra-padding“ column_padding_position=“all“ background_color_opacity=“1″ width=“1/1″][vc_column_text el_class=“h1″]Die Qual der Wahl[/vc_column_text]
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Zunächst einmal sollte geklärt werden, welchen Bereich die Software unterstützen oder gar ganz ersetzen soll. Ist die vorhandene Abrechnungssoftware ausreichend oder wird ein vollkommen neues Produkt wie eine Plattformlösung benötigt, die Immobilienverwaltungen, Zulieferern, Versicherern, Bauträgern und vielen weiteren Partnern die Möglichkeit bietet, gemeinsam auf Informationen zuzugreifen? Der Markt ist groß, eine pauschal richtige Lösung gibt es nicht. Hier lohnt es, sich gründlich zu informieren, welches System den eigenen Anforderungen entspricht.

Hat man sich jedoch für ein umfangreiches Kundenportal entschieden, so kann man sich die Verwendung trotz kleiner, anbieterabhängiger Unterschiede in der Praxis meist so vorstellen: Die Online-Plattform stellt allen Beteiligten der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft eine einfache Kommunikationslösung bereit. Hier besteht die Möglichkeit, Neuigkeiten auszutauschen, an gemeinsam bearbeiteten Vorgängen zu arbeiten und ein Informationsarchiv für alle Beteiligten aufzubauen. Nach erfolgreichem Log-in können die Berechtigten über den Browser alle ihnen zur Verfügung gestellten Informationen einsehen. Die Plattform benachrichtigt die entsprechenden Nutzer per E-Mail über aktuelle Geschehnisse. Das Online-Portal verbessert letztlich die Arbeitsprozesse etlicher Unternehmen, was zu einer enormen Ressourcen- und Kosteneinsparung führt.

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[/vc_column_inner][/vc_row_inner][vc_row_inner top_padding=“30″ text_align=“left“][vc_column_inner column_padding=“no-extra-padding“ column_padding_position=“all“ background_color_opacity=“1″ width=“1/1″][vc_column_text el_class=“h1″]Vorteile für alle Beteiligten[/vc_column_text]
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Für den Verwalter bieten Unternehmensportale einen klaren Vorteil: Im Idealfall bekommt er bereits vom Bauträger ein Archiv übertragen, das sich schon in einer Cloud befindet und in dem die Eigentümer bereits registriert sind. Das verhindert den Medienbruch und Datenverlust, sodass der Verwalter ohne zusätzlichen Aufwand mit seiner Arbeit loslegen kann. Der eigentliche Prozess fängt aber früher an. Bereits bei Baubeginnn bietet eine Kundenportal-Lösung dem Bauträger die Möglichkeit, den Eigentümer von Anfang an miteinzubeziehen. Das erspart ihm die doppelte Bereitstellung von Informationen via E-Mail, da die Exposeebereitstellung, Baudokumentation oder zusätzliche Sonderwünsche jederzeit im Portal hochgeladen und zeitgleich vom Eigentümer eingesehen werden können. Die aktive Teilnahme der Bewohner wird von Anfang an ermöglicht. Die transparente, neue Art der Kommunikation macht es ihnen erstmals möglich, nachzuvollziehen, welche Arbeitsprozesse stattfinden und wieweit der Baufortschritt ist. Ist das Projekt dann fertig gestellt, kann die Betreuung des Objekts im Portal durch den Verwalter fortgeführt werden. Der Eigentümer hat dann Einblick in die Tätigkeiten des Verwalters und weiterhin online Zugriff auf alle relevanten Informationen wie beispielsweise wichtige Dokumente, Mails oder Formulare, die bereits vom Bauträger zur Verfügung gestellt wurden.
Ein 24-Stunden-Notfall-Service mit SMS-Funktion und E-Mail-Benachrichtigung sowie ein Fragen-Antworten-Katalog, der die häufigsten Problemstellungen aufgreift, garantieren Support rund um die Uhr – ohne ständiges Zutun des Verwalters. Zudem haben Verwalter die Möglichkeit, ihre Arbeit auf dem Online-Portal zu dokumentieren, Rückfragen und Feedback zu sammeln und so eine maximale Transparenz in der Zusammenarbeit zwischen Eigentümern, Verwaltern und externen Dienstleistern zu erreichen. In diesem Punkt ist auch die Vernetzung des eigenen Kundenportals mit anderen Unternehmen sinnvoll. Branchen-Know-how wird gebündelt und Abläufe im Sinne des Kunden optimiert.

Im Alltag spart eine solche digitale Verwaltungslösung Zeit und Geld. Bei deutlich größerem Nutzen und kürzeren Geschäftszeiten bleiben die monatlichen Kosten, die für den Betrieb des Portals anfallen, sogar deutlich unter dem somit eingesparten finanziellen Aufwand für den entsprechenden Schriftverkehr. Je nach Anbieter liegen die Schwerpunkte hier in unterschiedlichen Bereichen und sind oft abhängig davon, wer die Hauptzielgruppe darstellt. Grundsätzlich sind Unternehmensportale von ihrer Funktionsweise jedoch ähnlich aufgebaut. Zu den Anbietern dieser Artikel zählen beispielsweise etg24, casavi, allthings, My-etw, Hausperfekt mobile, online-HAUSING und sicloud.de.

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[vc_column_text el_class=“h1″]Gerüstet für die Zukunft[/vc_column_text]
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Der Grundgedanke, der digitale Service-Angebote jeglicher Form vereint, ist immer derselbe: Das Serviceversprechen der Wohnungsunternehmen soll nicht mit dem erfolgreichen Vertragsabschluss enden. Nur so kann die Kundenzufriedenheit stetig aufrecht erhalten und die heutige Anforderung an maximale Transparenz erfüllt werden.

Im nächsten Newsletter wird vorgestellt, wie der Vermietungsprozess, dank Digitalisierung, einfach und effizient gestaltet werden kann.

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Viel Spaß wünscht,
Ihr Immomio-Team

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